Términos y Condiciones

AVISO DE PRIVACIDAD

Heinsohn Human Global Solutions S.A.S.,considerada como responsable del tratamiento de Datos Personales, (en adelante, “LA COMPAÑÍA”), en cumplimiento de lo previsto por la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas concordantes, le informa que los datos personales que usted suministre en virtud de las actividades u operaciones celebradas con LA COMPAÑIA, serán tratados de acuerdo a su política de Protección de Datos Personales y mediante el uso y mantenimiento de medidas de seguridad técnicas, físicas y administrativas a fin de impedir que terceros no autorizados accedan a los mismos.

Heinsohn Human Global Solutions S.A.S. entidad con domicilio en la Carrera 13 N° 82-49 de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia.

Para mayor información podrá contactarnos en el Correo electrónico protecciondedatos@heinsohn.com.co, o al teléfono +57 (1) 6337070.

Los Datos Personales suministrados serán recolectados, utilizados, transmitidos, transferidos, almacenados y procesados para las siguientes finalidades:

  • Para cumplir las obligaciones contraídas por LA COMPAÑIA con sus clientes al momento de adquirir nuestros productos;
  • Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por LA COMPAÑIA;
  • Enviar información sobre ofertas relacionadas con los productos que ofrece LA COMPAÑIA y sus compañías vinculadas;
  • Para el fortalecimiento de las relaciones con sus consumidores y clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio;
  • Permitir la participación de los titulares en actividades de mercadeo y promocionales (incluyendo la participación en concursos, rifas y sorteos) realizados por LA COMPAÑIA;
  • Realizar estudios de mercado sobre hábitos de compra y análisis estadísticos para usos internos;
  • Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores;
  • Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos y los de sus compañías vinculadas a nivel mundial;
  • Controlar el acceso a las oficinas de LA COMPAÑIA y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas videovigiladas;
  • Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los titulares y transmitir los Datos Personales a organismos de control y demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;
  • Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
  • Registrar sus datos personales en los sistemas de información de LA COMPAÑIA y en sus bases de datos comerciales y operativas.
  • Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad;
  • Desarrollar las actividades propias de la gestión de recursos humanos dentro de LA COMPAÑIA, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras;
  • Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable;
  • Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros;
  • Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo;
  • Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del Empleador y asistir en su utilización;
  • Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, a través de la invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones y la invitación a eventos organizados o patrocinados por LA COMPAÑIA, entre otros;
  • Transferir la información recolectada a distintas áreas de LA COMPAÑIA y a sus compañías vinculadas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones y gestión de nómina (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros);
  • Registrar a los contratistas y proveedores en los sistemas de LA COMPAÑIA y procesar sus pagos;
  • Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;
  • Para procesamiento de pagos y verificación de saldos;
  • Capacitar vendedores y agentes en aspectos básicos de gestión comercial de los productos ofrecidos por LA COMPAÑIA;
  • Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de LA COMPAÑIA.

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de la Compañía, tienen los derechos previstos en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y en particular:

  • Conocer los Datos Personales sobre los cuales LA COMPAÑIA está realizando el Tratamiento. De igual manera, el titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA COMPAÑIA para el Tratamiento de sus Datos Personales.
  • Ser informado por LA COMPAÑIA, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
  • Solicitar a LA COMPAÑIA la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 11 de la Política de Protección de Datos Personales de LA COMPAÑIA. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el titular y LA COMPAÑIA, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
  • Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.
  • Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles. Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre niños, niñas y adolescentes y aquellas relacionadas con datos de salud.

Los invitamos a conocer la Política de Protección de Datos Personales de LA COMPAÑÍA, la cual incluye los procedimientos para que los titulares de Datos Personales puedan ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información y revocar la autorización, y se encuentra disponible para su consulta en el sitio web www.heinsohn.com.co

Para dudas e inquietudes relacionadas con estos temas puede escribirnos al correo electrónico protecciondedatos@heinsohn.com.co.

Bogotá D.C., 23 de Febrero de 2018.

Política de Calidad

HEINSOHN HGS está comprometido con satisfacer las necesidades de nuestros clientes y colaboradores, a través de la construcción de soluciones en Outsourcing de nómina y Gestión humana, consultoría y aplicación de las mejores tecnologías, que cumplan con los requerimientos y compromisos pactados, manteniendo como enfoque principal la búsqueda constante de oportunidades de mejora y los estándares de calidad requeridos para la definición y cumplimiento de nuestros objetivos, en los requerimientos legales aplicables y en la responsabilidad social frente a nuestras partes interesadas

Política de Gestión del Fraude

El objetivo principal de esta política es establecer los lineamientos y parámetros generales que deben ser seguidos por todos los Empleados, Administradores, Accionistas, Directores y partes interesadas al grupo empresarial Heinsohn Business Technolohy SA (en adelante Heinsohn), con el fin de minimizar la materialización de situaciones asociadas al Fraude.

Aplica a todos los colaboradores que ingresen a la compañía a partir de la publicación y divulgación de la presente política, empleados, administradores, Accionistas, Directores y partes interesadas al grupo empresarial Heinsohn.

Permanente.

La cultura y la posición de nuestra compañía se fundamenta en cero tolerancia frente al Fraude. Por lo anterior, Heinsohn HGS busca permanentemente implementar las mejores prácticas contra estas actividades.

En aras de cumplir la política, Heinsohn:

  • Se abstiene de participar en cualquier forma de fraude, soborno, o práctica de corrupción, directa o indirectamente.
  • Promueve y establece dentro de toda la organización, una cultura institucional antifraude, antisoborno y anticorrupción.
  • No tolera que sus Empleados, Administradores, Accionistas, Directores, Proveedores y Terceros Asociados, obtengan resultados económicos, comerciales o de cualquier otra índole a nivel directo o indirecto, a cambio de violar la ley o actuar de manera deshonesta.
  • Cuenta con el código de ética el cual regula la conducta de los empleados con el fin de prevenir la promoción de cualquier forma de Fraude. Los lineamientos y reglas del código de ética se entienden incorporados a la presente política.
  • Genera un entorno de transparencia, manteniendo los canales adecuados para favorecer la comunicación de dichos asuntos al interior de la organización y coordinando el conjunto de acciones necesarias para prevenir, detectar y dar respuesta a posibles situaciones de fraude y corrupción.
  • Toma las medidas necesarias a nivel disciplinario para combatir el fraude, el soborno y la corrupción, de cualquier forma, o tipología de la que se trate.
  • Prioriza las actividades de prevención de fraude, soborno y corrupción, sin disminuir los esfuerzos encaminados a la detección y corrección de situaciones relacionados con los mismos flagelos.
  • Evalúa los indicios de presuntos actos de fraude, soborno o corrupción, bajo los principios de confidencialidad, integridad, transparencia, objetividad, independencia y autonomía de los responsables de las evaluaciones.
  • Gestiona de forma oportuna todas las denuncias de actos relacionados con fraude, soborno o corrupción, independientemente de su cuantía o del personal involucrado, garantizando confidencialidad, objetividad, respeto y transparencia. Ningún funcionario sufrirá consecuencias negativas por prevenir, rechazar o denunciar un acto de esta naturaleza.
  • No mantiene vínculos con Empleados, Administradores, Directores, Proveedores o Terceros Asociados que hayan sido condenadas por actividades delictivas relacionadas con fraude, soborno o corrupción.
  • Cuenta con el canal de comunicación de transparencia, a través del cual se reciben las denuncias del incumplimiento de lo dispuesto en código de ética, incluyendo los actos incorrectos relacionados con fraude, soborno y corrupción.

Heinsohn contempla dentro de sus procesos y áreas de negocio, las siguientes actividades para evitar el fraude:

  • Selección y reclutamiento de personal: Con el fin de contratar personal idóneo y de confianza que cumpla con el código de ética, dentro del proceso de selección y reclutamiento de personal, Heinsohn cuenta con un proceso de verificación (Estudio de Seguridad) antes de realizar la contratación de personal.
  • Selección y conocimiento del cliente: Heinsohn realiza una validación previa a los prospectos antes de establecer un vínculo comercial. Para lo cual, el área de mercadeo realiza una validación SARLAFT.  En caso de presentar un resultado que incumpla o no se alinee con la Política de Gestión del Fraude de la compañía, se prohíbe iniciar relaciones comerciales con dicho tercero.
  •  Firma de compromisos y políticas: Al momento de iniciar cualquier relación laboral con terceros, Heinsohn suscribirá un acta de aceptación de nuestras Políticas de Gestión del Fraude.
  •  Actividades de control: El área financiera de Heinsohn realizará trimestralmente auditoria a las cuentas bancarias para poder identificar cualquier indicio de fraude. Por otra parte, se realizará por parte de la revisoría fiscal, tres auditorias al año, donde se realiza una revisión minuciosa de la información financiera de la compañía.
  • Control de acceso de usuarios de TI: Existen procedimientos formales para controlar el correcto acceso a los sistemas de tecnología. Los procedimientos de acceso deberán abarcar todas las etapas del ciclo de vida de los usuarios, desde el registro inicial de nuevos usuarios, hasta el retiro de estos.
  • Pagos de facilitación: se prohíben los pagos de facilitaciones, entendidas como los pagos efectuados para asegurar o agilizar el cumplimiento de las obligaciones de Heinsohn con terceros.
  • Regalos y entretenimiento: Los empleados deberán abstenerse de recibir u ofrecer regalos o entretenimiento que superen el 10% SMMLV (Salario Mínimo Mensual Legal Vigente) y que estén en contravía de la presente política. Se podrán recibir u ofrecer obsequios empresariales[1] que no superen el monto establecido anteriormente.

[1] Se entiende como obsequios empresariales cualquier elemento dado o recibido como consecuencia de una relación comercial y por el que no se paga un valor en el mercado. Ejemplo agendas, esferos, mugs, etc.

Heinsohn dispondrá del siguiente correo electrónico para que los empleados o cualquier tercero pueda reportar un posible fraude, robo o cualquier irregularidad:

reportefraude@heinsohn.com.co

Dentro del correo electrónico se deberá incluir los terceros relacionados con el fraude y los hechos que sustentan el mismo. Heinsohn mediante esta política garantizará la confidencialidad del reporte realizado.

Para empleados de Heinsohn también se dispone de la mesa de servicio interna en la cual se podrá registrar incidente, fraude, robo o cualquier irregularidad, dentro de la opción ““Reporte Fraude”.

Con el fin de mantener la confidencialidad y evitar poner en peligro las investigaciones, los empleados no deberán hacer comentario alguno al respecto con otros empleados o con cualquier otra persona, para evitar fugas de información.

Heinsohn procederá a realizar las respectivas investigaciones del fraude, robo o cualquier irregularidad con las áreas relacionadas con el mismo. Si dentro de las investigaciones se identifica que efectivamente se materializa dicho fraude, robo o irregularidad, se deberá proceder obligatoriamente a evaluar las sanciones.

Después de que la investigación se ha completado, es necesario determinar qué acción se tomará en razón de los hallazgos. En algunos casos puede ser necesario tomar ciertas acciones antes de que la investigación esté terminada (por ejemplo, preservar las pruebas, mantener la confianza en los testigos o mitigar las pérdidas). Esto podría requerir la suspensión o cambio físico de los individuos o acciones legales para asegurar los activos.

Después de realizar la respectiva investigación, cuando aplique, resultará la imposición de las sanciones disciplinarias que apliquen de acuerdo con el código sustantivo del trabajo y legales. Cualquier acción que se aplique a todos los niveles de los empleados, incluidos los altos directivos, debe ser adecuada a las circunstancias, y debe tomarse sólo después de consultar con los responsables de tales decisiones. La consulta con el área legal y de gestión humana es necesaria antes de tomar una acción disciplinaria, civil o penal.

Toda investigación y sanción disciplinaria se deberá llevar a cabo sin hacer distinción de la posición del infractor, el cargo o la relación que guarde con nuestra compañía.

Política de Cookies

Heinsohn Human Global Solutions S.A.S. respetan su privacidad. Esta política describe el tipo de información que podríamos recopilar en nuestra página Web y su uso. Esta política puede ser actualizada ocasionalmente, de modo que recomendamos consultarla de vez en cuando. Al utilizar esta página y/o al proporcionar información personal, usted expresa su conformidad con los términos de esta política.

La información personal incluye información como su nombre, dirección, número telefónico, empresa donde labora y dirección electrónica. Generalmente, usted puede visitar nuestra página Web sin proporcionar ninguna información personal. Sin embargo, necesitamos recopilar su información personal para propósitos comerciales cuando solicite ampliar la información sobre un producto o contacto con un Experto Heinsohn. En caso de ser necesario utilizar su información personal para otros fines, se lo comunicaremos al momento de obtenerla. Al proporcionarnos esta información, usted estará dando su consentimiento para utilizar y revelar su información personal, para los fines notificados.

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La cultura y la posición de nuestra compañía se fundamenta en cero tolerancia frente al Fraude. Por lo anterior, Heinsohn HGS busca permanentemente implementar las mejores prácticas contra estas actividades.

En aras de cumplir la política, Heinsohn:

  • Se abstiene de participar en cualquier forma de fraude, soborno, o práctica de corrupción, directa o indirectamente.
  • Promueve y establece dentro de toda la organización, una cultura institucional antifraude, antisoborno y anticorrupción.
  • No tolera que sus Empleados, Administradores, Accionistas, Directores, Proveedores y Terceros Asociados, obtengan resultados económicos, comerciales o de cualquier otra índole a nivel directo o indirecto, a cambio de violar la ley o actuar de manera deshonesta.
  • Cuenta con el código de ética el cual regula la conducta de los empleados con el fin de prevenir la promoción de cualquier forma de Fraude. Los lineamientos y reglas del código de ética se entienden incorporados a la presente política.
  • Genera un entorno de transparencia, manteniendo los canales adecuados para favorecer la comunicación de dichos asuntos al interior de la organización y coordinando el conjunto de acciones necesarias para prevenir, detectar y dar respuesta a posibles situaciones de fraude y corrupción.
  • Toma las medidas necesarias a nivel disciplinario para combatir el fraude, el soborno y la corrupción, de cualquier forma, o tipología de la que se trate.

Consideramos importante la precisión y seguridad de sus datos personales y hemos establecido procedimientos físicos y electrónicos para poder conservar la seguridad de su información personal. Por lo tanto, solamente el personal administrativo autorizado tendrá acceso a esta información. En caso de habernos enviado información personal que desean borrar de nuestros registros o que quisieran actualizar, favor utilizar los detalles de contacto correspondientes en nuestra página “Contáctenos”. Concédanos el tiempo necesario para actualizar sus datos.

Cualquier información personal que recopilemos será guardada en el país donde se recoge y podrá ser transferida también de otros países a Colombia.

Para preguntas adicionales, favor visite la página: Contáctenos a servicioalcliente@heinsohn.com.co para conocer detalles acerca de cómo enviar preguntas y sugerencias, respecto a esta política de privacidad.